離職防止の対策にも！リファラル採用とは？
離職防止対策としても注目を集めているリファラル採用。優秀な人材の確保が企業にとって喫緊の課題である今、リファラル採用を導入している企業は増えてきています。ここではリファラル採用の概要やメリット・デメリット、導入方法などを解説します。
リファラル採用とは
リファラル採用は簡単にいうと紹介採用のことで、社員から友人・知人など、企業が求める人物像やスキルに該当する人材を紹介してもらう採用方法のことです。「紹介」「推薦」の意味のreferralと「採用」の意味のrecruitingを組み合わせ、リファラルリクルーティングと呼ばれることもあります。
現在は深刻な人手不足問題を抱えている企業も多く、募集をかけてもなかなか要件を満たす人材が見つからないことも少なくありません。そこで社員から人材を紹介してもらい、企業側から採用候補者を探すリファラル採用を導入する企業が増えてきています。
採用までの基本的な流れについて
社員から人材を紹介してもらうリファラル採用でも、大まかな選考の流れは一般的な選考と同じです。
書類選考→一次面接→（二時面接）→最終面接→内定の選考フローで進められ、リファラル採用を導入しているからといって、必ず紹介してもらった人材を採用しなければならないというわけではありません。書類選考や面接を経て、自社と人材が本当に合っているかを見極めます。また、ミスマッチを防ぎ、入社前に企業理念や社風を理解してもらうために、選考前に会社見学などを行うケースも多いようです。
縁故採用との違いについて
紹介で行う選考方法といえば、古くからある縁故採用が思い浮かぶ方も多いかもしれません。リファラル採用と縁故採用にどのような違いがあるのかも理解しておきましょう。
リファラル採用の場合
リファラル採用は求人広告やハローワークなどと同じ採用活動の一環として、母集団を形成する目的で行われています。そのため、紹介があった人材だからといって、選考フローを通さずに採用することはありません。
紹介された人材は採用候補者となり、通常の選考と同じ選考フローで能力やスキル、人物像などを見極め、自社に合った人材かどうかを判断します。
縁故採用の場合
縁故採用も社員から紹介されることに変わりはありませんが、血縁者や特別なつながりを持った人材を採用することが多いです。縁故採用の場合、基本的に採用を前提としています。一般的には「コネ採用」と思われてしまうことも多く、あまりいいイメージを持たない人も多いでしょう。
縁故採用の場合、ほとんどのケースで採用となるため、通常の採用のような書類選考や面接を行わず、形式的に面談を行うことが多いです。縁故採用は役職や管理職からの紹介であることも多く、人事担当者と紹介者、紹介された人で面談を行うこともあります。
リファラル採用が注目される理由
リクルートが公開した「就職白書2022」では、調査対象となった企業の14.5％がリファラル採用を導入していることがわかりました。一番多いのは従業員規模が1,000〜4,999人の企業の19.9％です。また、地域別では関西が一番多く、18.8％の企業が導入していると回答しています。
採用活動といえば、求人サイトへの掲載やハローワーク、自社ホームページでの掲載などが一般的でした。しかし、人材不足の今、求人を出しても思うような人材が集まらないという問題を多くの企業が抱えています。その問題を解決する施策として導入する企業が増えてきたのがリファラル採用です。
信頼できる自社社員から自社に合った人材を紹介してもらうことで、自社とマッチする優秀な人材を確保できます。企業規模に関わらず、多くの企業が導入している採用方法です。
参照元：株式会社リクルート公式HP/ 就職白書2022[pdf]（https://shushokumirai.recruit.co.jp/wp-content/uploads/2022/02/hakusho20220221_01-1.pdf）
リファラル採用のメリット
導入企業が増えてきているリファラル採用ですが、どのようなメリットがあるのでしょうか。導入を検討している担当者の方は、メリットをしっかり把握しておきましょう。
求職者以外の人材へのアプローチが可能
求人サイトやハローワークに求人を出した場合、その求人を見るのは転職市場にいる求職者がほとんどです。しかしリファラル採用の場合、求人サイトやハローワークには登録していないものの「なんとなく転職を考えている」という人材や、「転職は考えていない」という人材にもアプローチできます。
「転職を考えていない」という人材でも、友人や知人から声掛けをされると興味を持つ可能性は十分にあるでしょう。また、社員と同じスキルや能力を持った人材を集めやすくなるため、人材獲得競争に乗り出さなくても、求める人材を採用できるかもしれません。
ミスマッチ削減による定着率向上
いくら優秀な人材を獲得できたとしても、自社とのミスマッチを起こせば定着しません。しかし、友人・知人である自社社員から直接話を聞き、企業理念や社風、業務内容などを理解した上で応募してくるリファラル採用は、一般的な選考と比べてミスマッチが起こりづらいです。リファラル採用によって採用した社員は定着することが多いため、人材不足を解消できる可能性があります。
また、社内に友人・知人がいることで、安心感を持って入社できるのも離職率を下げ、定着率を高める一つのポイントです。どんな人でも多かれ少なかれ新しい環境にはストレスを感じるものですが、社内に頼れる仲間がいれば、入社直後の不安が大きく軽減されるため、離職を防ぐことができるでしょう。
採用コストの大幅削減
求人サイトに求人を掲載したり、転職エージェントなどを活用したりすると、掲載料や紹介手数料などかなりの採用コストがかかってしまいます。また、説明会などを開催する場合もかなりのコストが必要となるでしょう。しかし、社員からの紹介を受けるリファラル採用は、このようなコストは必要ありません。そのため、採用コストを大幅に抑えた上で、自社にマッチする人材を効率よく採用できるのがメリットです。
企業によっては紹介した人材が採用となった場合、紹介した社員に報酬を支払うことはあります。ただ、その他の採用方法でかかるコストと比べれば、大幅なコスト削減になるはずです。
リファラル採用のデメリット
メリットが多いリファラル採用ですが、もちろんデメリットもあります。導入を検討しているのでしたらデメリットもしっかり理解し、デメリットをどうカバーして導入するのかを考えてみましょう。
採用までに時間がかかる
リファラル採用は効率よく自社に合う人材が見つかる可能性は高いですが、その人材が求職者ではないことが多く、興味を持ったとしても転職を決意するまでに時間がかかってしまうことが多いです。すぐに人材を確保しなければならない場合は、リファラル採用は適していないと言えるでしょう。
ただ、現時点で転職を考えていない人材でも、将来的に転職を考える可能性はゼロではありません。いざ転職を決意したときにすぐアプローチができるよう、社員に定期的な声掛けをお願いしておくといいでしょう。
人間関係への配慮が必要
リファラル採用は縁故採用と同じ紹介による採用ですが、縁故採用のように採用を前提としたものではありません。そのため、候補者として紹介された人材が不採用になってしまうと、紹介した社員との人間関係が悪化してしまう可能性があります。会社として大きなダメージはありませんが、紹介した社員が自社に不信感を持ってしまう可能性も高いです。フォロー体制を整え、人間関係が悪化しないように配慮しましょう。
また、候補者が採用となった場合も注意が必要です。元々友人・知人として仲がよかった場合、入社後に紹介した社員と採用になった社員がグループ化して社内の人間関係に影響を与えてしまうこともあります。人材配置にも配慮し、誰もが働きやすい環境づくりをしましょう。
リファラル採用の導入方法について
ここからは、リファラル採用を導入する場合もフローについて紹介します。リファラル採用で期待する効果が得られるよう、導入ポイントを押さえて進めていきましょう。
①制度・運用ルールの設計
リファラル採用の導入にあたって、まずどのような制度を作って運用していくのか具体的に設計する必要があります。制度は以下のポイントを中心に、細かい内容を決めていきましょう。
選考フロー
- 紹介した社員への報酬・インセンティブ等の有無と金額
- 会食費補助などの有無と補助内容
- （補助する場合）経費の申請方法
- 候補者データの管理方法
リファラル制度は社員の協力無くしては導入できません。「紹介した人材が採用となった場合は報酬として◯万円支給する」「候補者と接触する際の経費は◯円まで補助する」など社員が「会社に協力したい」と思えるような参加しやすい仕組みづくりが大切です。またわかりやすい運用方法を設計しておくことで、社員を混乱させることなくリファラル採用を導入できます。リファラル採用ツールを導入するのもおすすめです。
②欲しい人材像や募集するポジションの設定
どのような人材を求めているかが明確でないと、企業理念や社風を理解している社員でも自社にマッチする人材を見つけられません。募集するポジション、求めるスキル・経験など、一つずつ明確にし、社員に対して提示できるようにしておきましょう。ここで人物像がブレてしまっていると、結果としてミスマッチが起きてしまいます。
③社内展開して社員へ周知
制度の設計し、求める人物像を明確化できたら、社員に制度の内容を周知します。社員の協力が必須なリファラル採用は、社員への周知不足になってしまうと、思うような効果が得られません。
社員に周知する方法としては、以下のような方法があります。
- 経営者や人事責任者からのメッセージ
- イントラネットを使っての定期的な告知
- 紹介者を表彰
- リファラル採用によって入社した社員や紹介した社員のインタビューを社内報などに掲載
社員にも企業にもメリットがある採用方法として理解してもらうことがポイントです。メリットがあると感じられれば、積極的に参加してみようと考える社員も増えるようになります。また、一度周知したからといって、すぐに浸透するわけではありません。定期的に告知して、社員の理解を得ましょう。
リファラル採用の報酬（インセンティブ）
紹介した人材が入社した場合に報酬やインセンティブを出すと決めたのであれば、どのタイミングで支払うのかを明確にしておく必要があります。タイミングは、応募時・採用時・採用後3ヶ月など、企業によって異なるようです。
また、報酬・インセンティブの額も企業によって違いがあります。同じ企業でも職種やポジションによって変わることが多いようですが、10〜30万円程度が一般的です。金銭での報酬ではなく、人事評価の加点にしたり、特別休暇を付与したりといったケースを用意している企業もあります。
リファラル採用での報酬・インセンティブは一般的ですが、職業安定法第40条は、社員の募集に対して報酬を与えることを原則的に禁止しています。例外として賃金・給与としての支払いは認められていますが、就業規則等に「社員の業務の一環として人材紹介を行うこと」を明示しておきましょう。
リファラル採用の推薦を増やすコツ
社員にとってもメリットが大きいリファラル採用ですが、浸透していないうちはなかなか推薦が増えないかもしれません。推薦を増やすコツを押さえて、リファラル採用ならではのメリットが享受できるようにしましょう。
社員のエンゲージメントを高める
リファラル採用は、社員が「会社に協力したい」「信頼できる人材に自社を紹介したい」と思わなければ、推薦してもらうことができません。社員が大切な友人・知人を紹介したくなるように、社員のエンゲージメントを高める取り組みを行いましょう。
具体的には多様な働き方の実現や、縦・横の繋がりの強化、表彰制度、頑張りが反映されやすい人事評価などがあります。
友人を紹介する際の負担を軽減する
友人や知人に声掛けをして自社を紹介するには、時間もコストもかかります。そこで、紹介する際の負担を軽減できるような仕組みを作っておくことも大切です。システムを導入してデータの管理を容易にしたり、社員が自由に使える動画やパンフレットなどを用意したりしましょう。
また、会食などの補助を出すことも検討してみてください。リファラル採用を目的とした社食の利用や会社見学の仕組みなども作っておくと、紹介しやすくなるはずです。
応募が決定してからのやりとりは人事が担当するなど、社員の通常業務を邪魔しないような負担の軽減を考えましょう。
リファラル採用で効果的に優秀な人材を確保しましょう
企業の規模に関わらず、多くの企業が人材不足に悩んでいます。また、せっかく入社しても離職が相次ぎ、採用活動を繰り返している企業もあるでしょう。そんな企業の問題を解決できる可能性のある施策がリファラル採用です。
採用コストも大幅に削減できるので、一度導入を検討してみてはいかがでしょうか。また、導入する際は、協力してくれる社員が混乱しないよう制度を細かく定め、求める人物像を明確にすることを意識してください。