業務適性の見極めが重要
従業員一人ひとりに合った仕事を見つけることで、仕事によるストレスの軽減、生産性の向上やコストの削減、離職率の低下へとつながります。ここでは、業務適性の見極めの重要性について紹介しています。
業務適性とは？
業務適正とは、業務の内容と従業員の性格やスキルのマッチング度を示す言葉です。
その人が業務に向いているか向いていないかを示し、業務が好きか嫌いかというものではありません。そのため、適性があるからといって、その業務を本人が「好き」である、とは違います。反対に、業務が「嫌い」である、といっても業務適正がないとうことにはなりません。
また、今後の可能性が予見できる状態であれば「業務適正はある」と判断できますが、一方で基準を下回ったり、今後の可能性が予見できなかったりすると「業務適正がない」と判断されることが多くあります。
この業務適正が「ある」と「ない」とでは、ストレスレベルや生産性、離職率などに差が出るといわれています。ですから、業務適正のある仕事に「就いている」、「就いていない」ということは、従業員と企業の双方にとって、とても重要なポイントとなります。
業務適性の見極めはなぜ重要？
1日の労働時間を8時間とすると、1日の1/3の時間を仕事に費やしており、定年までの約40年間は継続されます。
自分に合った仕事を見つけることができれば、仕事によるストレスも軽減でき、充実した生活を送ることができます。そのことから、業務適性にあった仕事に就くことがとても重要です。また、従業員の一人ひとりに合った業務を振り合分けることで、企業側にも大きなメリットがあります。
生産性の向上
従業員の業務適性に合った人材配置を行うことで、生産性やモチベーションの向上につながるというメリットがあります。適性のある業務に就かせることで、苦手意識をなくし、スムーズな業務を進めることができるからです。また、従業員の得意な業務、好きな業務、興味のある業務は、前向きな姿勢で仕事に取り組むことにもなります。
コストの削減
個々の従業員の生産性を高めることで、必要最低限の人数でも業務を効率的に進めることができます。また、適材適所に人員を配置することで、仕事によるストレスも軽減でき、離職職率も下がることで、採用活動を必要以上に行う必要がなくなります。これらの要因から、人件費や採用コスト、人材育成のコストを削減できます。生産コストの削減ができることで注力したい事業に投資ができ、組織が発展することで従業員へ還元。結果として、定着率を高めることができます。
離職率の低下
従業員の業務適正を考えた人材配置は、離職率を下げるというメリットがあります。
適性のある業務に従事している方は、そうでない方よりも成果が出やすくなります。向いている業務に携わっていると、「自らの強みを活かして貢献できている」という実感がわき、現状への満足感を得られるため、転職意欲が低下していきます。また、自らの成長も感じられるようになり、モチベーションの維持・向上へ。これらの要因により、従業員の離職率の低下へとつながります。
業務適性を見極めるには？
言葉では「適材適所への人材配置が大切」と理解できていても、どのようにすれば従業員それぞれに合った業務を割り振りできるのか、と疑問になることもあるでしょう。ここからは、業務適性の見極めに方について紹介していきます。
スキルマップの活用
スキルマップとは、業務を遂行していく上で求められるスキルや資格を一覧にしたもの。どの従業員がどんな資格を持っているかを、分かりやすく可視化できるのが特徴です。
各従業員のスキルを把握しておらず、業務適性を考慮した的確なアサインが難しいという場合には、有効な方法です。また、定期的にスキルマップを更新することで、従業員のスキル・資格の習得ペースを把握でき、ジョブローテーションを検討する際にも役立ちます。
個別面談の実施
従業員と個別面接を行うことは、業務に関する悩みや今後希望するキャリアの方向性を把握し、業務の割り振りにミスマッチが起きないためにも重要です。ただし、個別面接は一人ひとりと話し合うので、時間はかかりますが、その分、業務適性に応じた人材配置が行えるというメリットがあります。
適正を考慮して配置させたはずなのに成果が出ないなど、期待値と結果のギャップが発生している場合は、試してみましょう。
ジョブローテーションの実施
業務適性を見極めて配置を行ったのに、期待していた成果が出ないという状況に加え、従業員本人も得意な領域や、やりたいことが明確になってないといった場合には、ジョブローテーションの実施を検討しましょう。教育のコストはかかりますが、多様な領域に関わることで視野が広がり、より適性のある業務の発見へとつながります。また、さまざまな分野で活躍できる「ジェネラリストの育成」にもなるというメリットがあります。
適性検査の実施
適性検査は、全員が共通のテストを受けるため、個人面接のように担当者の主観が入りにくく、客観的な判断材料として活用できるというメリットがあります。
また、新人採用など一度に多くの人数を採用する際には、面接担当者や人事担当者の負担の軽減にもなります。一般的に適性検査は、採用後のミスマッチを少なくすることから、選考過程で実施される場合が多くあります。ただし、選考過程で適性検査、特に性格検査を実施した場合、会社へ入社したいという気持ちから、本音で回答されない場合があります。そこで、採用後に性格検査を実施する企業もなかには存在します。採用後であれば従業員も本音で回答しやすくなり、より正確なデータをとることができるからです。
営業で業務適性のある人とは？
営業は、自社サービスや商品の良さを魅力的に伝え、顧客の要望を聞いた上で的確な提案ができるスキルが必要です。このことから、論理的な思考力や課題分析力、コミュニケーション能力がある人が向いています。また、会社の顔として取引先と関わることになるため、人当たりがよく、急なトラブルに対しても冷静で誠実に向き合える人が営業として活躍が期待できます。
適性検査を実施して離職率低下へつなげよう
これからますます労働人口は少なくなってきます。
これに伴い、従業員を適正適所へ配置することがとても重要になってきます。適性検査を実施し、従業員それぞれの適正に合った配置を行い、パフォーマンスや生産性の向上、業務の向上や離職率の低下へと、つなげていきましょう。